TATA CARA DAN SYARAT PENGAJUAN DANA BOK

Tata Cara dan Syarat Pengajuan Dana BOK tahun 2011

April 21, 2011 oleh TATA SUDINTA,SKM

Puskesma Ciulu..

Dana BOK ini sesuai dengan Petunjuk Tehnis Bantuan Operasional Kesehatan yang dikeluarkan oleh Kementerian Kesehatan Republik Indonesia dapat diklaim Puskesmas melalui Dinas Kesehatan Kabupaten/Kotanya masing-masing, untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bersifat promotif dan preventif, ——- bukan kegiatan kuratif dan rehabilitatif———— dan diarahkan untuk pencapaian standar pelayanan minimal (SPM) kesehatan dasar, promosi kesehatan dan pemberdayaan masyarakat, Penyelidikan epidemiologi dan penanggulangan KLB serta pelayanan kesehatan rujukan.

Pada Buku Petunjuk Tehnis Bantuan Operasional Kesehatan tahun 2011, salah satu hal yang cukup sulit untuk dijabarkan oleh Puskesmas dalam penyelenggaran  kegiatan Operasional Kesehatannya adalah Pengajuan dana untuk pelaksanan kegiatan Puskesmas. Walaupun sudah cukup jelas dalam Pedoman Tehnis Bantuan Operasional Kesehatan telah dicantunkan tata cara dan syarat pengajuan dana BOK, masih saja Puskesmas mengalami  kesulitan dalam menjabarkannya.

Dalam Buku Pedoman disebut Tata cara dan syarat pengajuan dana BOK  telah disebutkan bahwa :

1. Menyampaikan rencana kegiatan sesuai POA hasil Lokakarya Mini.
2. Dalam pengajuan dana, atasan langsung pengelola dana BOK dalam hal ini kepala Puskesmas mengajukan surat permohonan dana kepada Kuasa Pengguna Anggaran/Pejabat Pembuat Komitmen dengan melampirkan Kerangka Acuan Kerja atau Term of Reference (TOR).
3. Dana diberikan kepada pengelola dana paling cepat 2 (dua) hari sebelum kegiatan dimulai.

Kesulitan dari Puskesmas dapat penulis jabarkan sebagai berikut

1. Lokakarya Mini Puskesmas, ternyata minilokarya Puskesmas yang dilaksanakan selama ini tidak berakhir dengan Penyusunan POA. Minilokarya  yang dilaksanakan tiap bulan hanya menjelaskan cakupan-cakupan kegiatan pokok puskesmas dan penjelasan masalah-masalah yang ditemukan, penjelasan pemecahan masalah dalam bentuk POA masih tidak dilakukan, sehingga ketika Pedoman Tehnis Bantuan Operasional Kesehatan (BOK) mengharuskan menyusun  POA, Puskesmas mengalami kesulitan dalam menjabarkannya.
2. Surat Permohonan dengan lampiran Kerangka Acuan Kerja. Hal ini juga sangat sulit dilakukan Puskesmas adalah Pembuatan Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau dalam bahasa Inggrisnya Term of Reference (TOR). Dalam acara sosialisasi Dana BOK ada sedikit kesalafahaman antara Pejabat Pembuat Komitmen dengan peserta puskesmas. Mencoba untuk meniadakan kerangka acuan Kerja dalam pengajuan dana BOK dengan alasan sudah banyak buku-buku petunjuk pelaksanaan kegiatan kesehatan yang dapat dijadikan pedoman pelaksanaan kegiatan di Puskesmas. Namun karena pedoman BOK dari Kementerian Kesehatan, tetap mengharuskan adanya KAK atau TOR, sehingga Puskesmas mau-tidak mau harus tetap membuat KAK dalam pencairan dan BOK di Dinas Kesehatan  Kabupaten

POA dan KAK

POA dalam pengertian POA Puskesmas adalah kumpulan dari beberapa kegiatan yang sudah jelas tujuan, sasaran dan target yang ingin capai, penggunaan biaya, waktu pelaksana kegiatan dan petugas yang melaksanakan kegiatannya, dapat disusun pertahun, perenam bulan, per tigabulanan ataupun perbulannya.  POA yang baik terlihat dari tujuan, sasaran dan target yang dibuat. Harus jelas, terukur dan spesifik Misalnya, kegiatan : Pengadaan biaya transportasi untuk staff puskesmas untuk kunjungan posyandu di daerah terpencil dan kunjungan rumah bagi anak yang belum diimunisasi. Tujuan, sasaran dan targetnya adalah mendapatkan 20 bayi dan 5 ibu hamil dari 50  bayi dan 10 ibu hamil untuk diimunisasi di  Desa A dan Desa B bulan April 2011.

Sedangkan KAK dalam pengertian KAK Kegiatan Puskesmas adalah Kerangka Acuan Kerja Kegiatan-Kegiatan yang terdapat dalam POA yang telah disusun oleh Puskesmas, secara sederhana terdiri dari :

1. Nama Kegiatan.
2. Input Kegiatan
3. Proses Kegiatan
4. Output Kegiatan
5. Penanggung Jawab Kegiatan
6. Pelaksana Kegiatan
7. Lokasi Kegiatan
8. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
9. Uraian penggunaan dana kegiatannya
10. Dan Rencana Tindak lanjut dari kegiatan yang akan dilaksanakan.
11. SPJ (Surat-Surat Pertanggung Jawab) Kegiatan yang akan dilaksanakan

Dalam proses Pembuatan Kerangka Acuan Kerja ini, dapat dibuat sesederhanakan mungkin, namun tidak menghilangkan subtansi dari Kerangka Acuan Kerja suatu kegiatan yang akan dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan. Sebagai contoh :

Kerangka Acuan Kerja

Nomor : ………………….

(sesuai dengan nomor urut kegiatan yang ada pada POA) 

Kegiatan :

Pengadaan biaya transportasi untuk staff puskesmas untuk kunjungan posyandu di daerah terpencil dan kunjungan rumah bagi anak yang belum diimunisasi.

Input :

2 orang petugas jurim dan 4 bidan desa ditambah dengan bebarapa peralatan dan vaksin imunisasi.

Proses :

1.      Kunjungan keposyandu dan kunjungan rumah pada daerah terpencil (sulit dijangkau) untuk menjangkau bayi-bayi  dan ibu hamil yang belum diimunisasi

2.      Pelayanan imunisasi bagi bayi dan  ibu hamil

3.      Pencatatan pada buku register imunisasi

Outputnya :

25 bayi dan 5 ibu hamil dapat diimunisasi.

Penanggung jawab : Kepala Puskesmas

Pelaksana : Juru Imunisasi

Lokasi  Kegiatan : Desa A dan Desa B

Jadwal Pelaksanaan : Minggu ketiga Maret 2011

Anggaran :

-          Transport petugas :   2 orang x 12 hari x Rp. 25.000.- = Rp.600.000.-

Rencana Tindak Lanjut :

- Pembuatan Laporan PWS Imunisasi.

SPJ (Surat-Surat Pertanggung Jawaban) :

·         Kwitansi dengan lampiran daftar tanda terima Uang

·         Surat Tugas

·         Laporan Kegiatan

Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang sudah disederhanakan ini dibuat oleh masing-masing pelaksanan kegiatan —ditandatangi oleh petugas yang akan melaksanakan kegiatan——– KAK harus dibuat sebanyak kegiatan yang terdapat dalam POA, maksudnya bila di dalam POA  Bulanan Puskesmas ada 5 Kegiatan maka ke 5 kegiatan ini harus mempunyai 5 Kerangka Acuan Kerjanya.

Intinya Puskesmas dalam pengajuan dana Bantuan Operasional Kesehatan (BOK) di Dinas Kesehatan Kabupaten/Kotanya  terdiri dari :

1. Surat Permohonan Dana —–sebanyak jumlah total dana pada Anggaran yang tertuang di Lembar Kerangka Acuan Kerja (KAK)———ditandatangi  kepala Puskesmas yang ditujukan ke Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kotanya melalui Pejabat Pembuat Komitmennya (PPK) dengan lampiran :
2. POA Bulanan yang merupakan penjabaran dari POA Tahunan
3. Kerangka Acuan Kerja (KAK/TOR) Kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam POA Bulanan.
4. Berita acara minilokakarya Puskesmas yang berisi penjelasan POA bulanan dan terlampir daftar hadir peserta minilokarya Puskesmas

Pada pengajuan dana bulan berikutnya Disamping point-point 1 sampai dengan 4 pengajuan dana Bantuan Operasional Kesehatan (BOK) diatas, juga  pertanggung jawaban kegiatan dan keuangan  yang telah dilaksanakan bulan sebelumnya. Demikian seterusnya sampai berakhir tahun anggaran.